Best Practice – Universitäten


Universität Regensburg

Die Universität Regensburg hat sich bereits im Oktober 2016 dazu entschlossen, am deutschlandweiten ORCID-Konsortium teilzunehmen. Grund hierfür war u.a. die Unterstützung einer non-for-profit Organisation, um eine offene und dauerhafte Autorenidentifikation, unabhängig von kommerziellen Diensteistern, anbieten zu können. Dadurch haben wir auch den Zugang zu der Membership-API erhalten. Diese erweiterte Möglichkeit sollte dann auch dazu genutzt werden, der Universitätsleitung den Mehrwert der Mitgliedschaft aufzuzeigen. Interessant war bei uns v. a., dass bereits mehrere Forschende eine ORCID hatten und dort Publikationen parallel zu unserem Repositorium einpflegten. Dieser Doppelaufwand war für die Forschenden nicht befriedigend und sollte idealerweise mit einem Datenaustausch behoben werden können.
Zusätzlich suchten wir schon seit Längerem nach einer Möglichkeit, eindeutige Publikationslisten für Forschende zu erstellen. Intern war dies durch eine Rechenzentrums-ID möglich, doch dies konnte nicht für externe Zwecke genutzt werden, da diese ID gerade nicht offen ist und zudem datenschutzrechtlichen Einschränkungen unterliegt. Gerade bei den öffentlichen Publikationslisten von Personen gab es immer wieder Rückfragen, da in diesen Listen Veröffentlichungen erscheinen, welche von einem anderen Autor mit dem gleichen Namen verfasst waren.
Zusätzlich wurde die Nachfrage von Forschenden nach ORCID immer größer, da diese ihre ORCID bei Zeitschriften etc. angeben mussten und sich somit für dieses Thema verstärkt interessierten.
Die ersten Schritte waren eine Evaluation der möglichen Einsatzgebiete von ORCID und die Entscheidung, welche wir davon anbieten möchten. In der ersten Phase der Umsetzung wurde die Möglichkeit der Verbindung von Autoren zu ORCID realisiert, so dass die Autoren auch unabhängig von der Zugehörigkeit zur Universität Regensburg, eindeutig identifiziert werden können. Weiter sollte ein Datenaustausch zwischen ORCID und dem Publikationsserver, also dem institutionellem Repositorium der Universität Regensburg, stattfinden. Dazu wurde die bestehende Repositorien Software EPrints gesichtet und evaluiert. Wir entschieden uns schließlich für eine technische Umsetzungsvariante der Universität Bern. Diese wurde an unser Testsystem angepasst und ausgiebig erprobt, und schließlich ORCID vorgestellt. Nach Erhalte des Zugangs zur Membership-API erfolgte der Transfer in unser Repositorium.
Zunächst kann jeder Autor einzelne Einträge im Publikationsserver mit seiner ORCID verknüpfen. Ebenso kann er sein Benutzerprofil mit seiner ORCID erweitern. Während der Verknüpfung sollte der Autor die Universität Regensburg möglichst als trusted Organisation akzeptieren, damit wir erweiterte Information lesen können und v.a. auch Publikationsdaten in sein Profil schreiben dürfen.
Biographische Daten bei ORCID werden derzeit bei uns nur angezeigt, aber noch nicht im Repositorium gespeichert. Publikationen können sowohl von ORCID ins Repositorium als auch vom Publikationsserver nach ORCID ausgetauscht werden. Bei dem Import von Einträgen aus ORCID ins Repositorium wird zusätzlich noch ein Dublettencheck durchgeführt, so dass hier nicht zwei Veröffentlichungen mit gleicher DOI entstehen können. Alle eingespielten Daten sowohl bei ORCID als auch im Publikationsserver sind vorerst im privaten Nutzerbereich, so dass der Forschende diese noch vor der Veröffentlichung überprüfen kann.
Ist das Nutzerprofils mit einer ORCID versehen, so werden auch alle Veröffentlichungen des Forschenden automatisiert mit dieser ORCID versehen und es bedarf keinerlei weiterer Aktionen seitens des Forschenden.
Die Implementierung von OPRCID selbst stellte keine große Herausforderung dar, da nur Standardtechnologien die problemlos umgesetzt werden können, zum Einsatz kommen. Einzig bei der Zeitplanung der Implementierung ist zu berücksichtigen, dass die Freischaltung für die Membership-API nicht sofort erfolgt, sondern erst nach einer Prüfung. Hier kam es zu einer kleinen zeitlichen Verzögerung aber auch hier war das Team von ORCID sehr zuvorkommend und hilfsbereit.
Das Feedback war durchwegs positiv und der Einsatz von ORCID ist auf große Nachfrage gestoßen. Sowohl Forschende mit als auch ohne ORCID interessierten sich für die Umsetzung. Es wurden bereits mehrere Neuregistrierungen durchgeführt. Gerade die Unterstützung der Universitätsleitung hat sich hier als sehr hilfreich erwiesen, da sich dadurch die Forschenden direkt angesprochen fühlen. Insgesamt hat sich das Vertrauen der Wissenschaftler in ORCID durch die Mitgliedschaft im Konsortium und die Realisierung im Publikationsserver stark gefestigt.
ORCID soll zukünftig in das gesamte ID-Management der Universität inkludiert werden. Damit soll ein automatischer Abgleich der Daten, z.B. der Publikationen, durchgeführt werden und der Aufwand für Forschende verringert werden. Ziel ist es hier, dass ein Forschender seine Daten lediglich einmal in ein System eingeben muss und die Daten dann in all den anderen Systemen ebenfalls vorhanden sind.
Zusätzlich wird ORCID als Grundbaustein für ein Forschungsinformationssystem gesehen. Die Informationen hierzu sollen dann auch aus verschiedenen Systemen anhand dieser ID zusammengefügt werden.
Der wichtigste Rat ist, sich frühzeitig mit ORCID in Verbindung zu setzten. Die Implementation erfolgt über die Entwicklungsumgebung (sandbox) bei ORCID und wird von ORCID überprüft. Um unnötige Entwicklungs- und Programmierarbeit zu ersparen bietet sich eine frühzeitige Kontaktaufnahme an.
Zudem sind viele Implementationen von ORCID für verschiedene Systeme vorhanden. Einer Eigenentwicklung sind hier sicher vorhandene Lösungen vorzuziehen, da diese zum einen die Prüfung bei ORCID bereits erfolgreich abgelegt haben und auch der Aufwand bei Änderungen der Membership-API effektiver umgesetzt werden können.

Die Angaben basieren auf einem Interview mit Gernot Deinzer http://orcid.org/0000-0002-7462-3847


Technische Universität Dortmund

Die Technische Universität Dortmund ist bereits seit März 2015 Mitglied bei ORCID und seit November 2016 Mitglied des deutschen ORCID-Konsortiums. Die Mitgliedschaft wurde abgeschlossen, um Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern Mehrwerte ihrer ORCID iD zu ermöglichen: Wir, die Universitätsbibliothek Dortmund (UB), exportieren Publikationen aus den ORCID-Records der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, um sie in der Hochschulbibliographie bibliothekarisch aufzubereiten. Daraus lassen sich dann nicht nur Publikationslisten für die Webseiten einzelner Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, sondern dank bibliothekarischer Aufbereitung auch für spezifische Anforderungen wie z. B. einzelne Kooperationsprojekte oder alle Mitglieder eines Lehrstuhls erstellen. Die UB bietet außerdem an, Publikationen aus der Hochschulbibliographie in die ORCID-Records ihrer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler einzuspielen. Gerade für gedruckte Publikationen, die nicht mittels eines DOI automatisiert in ORCID-Records importiert werden können, nehmen die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler diesen Service sehr gerne an.
Die UB profitiert von der ORCID-Integration, da sie so die Anzahl an Datensätzen in ihrer Hochschulbibliographie automatisiert deutlich erhöht und damit eine vollständigere Dokumentation der Forschungsleistung der Universität ermöglicht. Die bibliothekarische Aufbereitung der aus den ORCID-Records der Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler importierten Daten ist notwendig, um Relationen zwischen Publikationen sowie verschiedenen beteiligten Autorinnen und Autoren der TU Dortmund und deren Zugehörigkeit zu einzelnen Lehrstühlen, Instituten oder Projekten darzustellen.
Zuerst haben wir überlegt, für welche Szenarien wir das ORCID-API nutzen möchten. Nach technischer Einbindung des API in unser System war es sehr wichtig, dass alle gewünschten Szenarien getestet wurden. Da einige Funktionen nur im Live-System getestet werden können, z. B. der Datenimport in ORCID aus externen Quellen, wie beispielsweise CrossRef, war es wichtig, dass wir mit unseren eigenen Accounts und denen von bereitwilligen Kolleginnen und Kollegen der UB unterschiedlichste Publikationstypen testen konnten.
Die ORCID-Integration besteht aus zwei Teilen. Zum einen können die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler ihr ORCID-Profil mit der TU-Identität verbinden und uns dabei weitere Rechte an den Daten aus ihrem Profil übertragen. Zum anderen bieten wir die Funktion an, die Publikationsdaten aus ORCID-Profil und Hochschulbibliographie zu synchronisieren.
Beides geschieht technisch mit dem ORCID-Member-API der Version 2.0 innerhalb des Metadatenmanagementsystems (MMS) der Hochschulbibliographie. Das MMS ist in Python 3 implementiert und das ORCID-API wird mittels direkter HTTP-Requests angesprochen.
Die gesamte Dokumentation ist auf GitHub zu finden: https://github.com/UB-Dortmund/orcid_sync. Auch die visualisierten Workflows der beiden Features stehen auf GitHub zur Verfügung:

– ORCID Workflow for Linking
– ORCID Workflow for synching works data

Bei der Synchronisation der Publikationsdaten kommt der Datenaufbereitung eine besondere Rolle zu, da die UB besonderen Wert auf die Vermeidung von Dubletten legt.

Besondere Herausforderungen bei der Implementierung gab es keine. Die API an sich funktioniert sehr gut.
Technisch haben wir bei der Implementierung des ORCID-API zunächst auf bestehende Lösungen gesetzt, wozu der „Python wrapper over the ORCID API“ (python-orcid, Version 0.7.0, https://pypi.python.org/pypi/orcid/) verwendet wurde. Dieser ist allerdings auf der API-Version 2.0_rc2 stehen geblieben, so dass nach Ermahnung von ORCID-Seite direkte HTTP-Requests verwendet wurden.
Die größere Herausforderung liegt darin, ein ausgefeiltes Konzept für die Einsatzszenarien von ORCID an der Einrichtung zu erarbeiten, ohne zuvor alle Funktionen der API im Testsystem, der ORCID-Sandbox, ausprobieren zu können. Bei der Erarbeitung des Konzepts sind vor allem diese beiden Fragen zu beantworten:

– Was muss im lokalen Zielsystem beachtet werden?
– Welche Funktionen der API sollen für welche Szenarien im Zielsystem verwendet werden?

Eine dritte Herausforderung liegt darin, dass die Registrierung bei ORCID auf freiwilliger Basis beruht und somit für die Integration in unterschiedliche hauseigene Systeme eine Verknüpfung mit einer internen ID notwendig ist.

Wer sich mit seiner ORCID iD und unserer Hochschulbibliographie verlinkt hat, nimmt insbesondere den Service zur Generierung von Publikationslisten als Arbeitserleichterung wahr. Eine größere Marketing-Kampagne hierzu wird es im Wintersemester 2017/18 geben. Je nach Publikationskultur wird auch der Service des Einspielens von Daten aus der Hochschulbibliographie in die ORCID-Records als bereichernde Serviceleistung wahrgenommen.
Ziel ist es, Datenflüsse mit Hilfe von ORCID iDs weiter zu automatisieren, um den Aufwand für die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler zu minimieren: Publikationen sollen nur einmal – idealerweise nicht einmal aktiv, sondern über das ORCID-Auto-Update – von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern eingegeben werden müssen. Außerdem sollen vorhandene ORCID iDs in einem möglichen Forschungsinformationssystem verwendet werden. Ziel der UB ist es, eine möglichst hohe Zahl an Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern von den Mehrwerten von ORCID zu überzeugen. Daher streben wir eine hohe Abdeckung von ORCID iDs für Dortmunder Forschende an.
Das Wichtigste ist, sich im Vorfeld sehr genau zu überlegen, welche Einsatzszenarien für ORCID an der eigenen Einrichtung in Frage kommen. Das oder die eigenen Zielsysteme sind darauf hin zu prüfen, wie die Umsetzung mit ORCID gelingen kann. Forderungen nach ORCID-Integration in Standardsoftware helfen da nur sehr bedingt weiter. Auch empfiehlt sich die frühzeige Kontaktaufnahme mit ORCID, da die Verwendung des ORCID-Produktivsystems auch dann erst von der Organisation freigegeben werden muss, wenn man bereits Mitglied ist und Zugriff auf die API hat.

Die Angaben basieren auf einem Interview mit Kathrin Höhner https://orcid.org/0000-0002-3988-7839 und
Hans-Georg Becker http://orcid.org/0000-0003-0432-294X


Universität Bielefeld

Mit dem Publikationsmanagementsystem PUB verfügt die Universität Bielefeld über ein zentrales Instrument für den Nachweis und die Pflege von Publikationen von Universitätsangehörigen. Dieser Service ist innerhalb der Universität etabliert.Wir haben uns entschieden, ORCID in PUB zu integrieren, um auch weiterhin das Publikationsmanagement innovativ zu gestalten.
Desweiteren möchten wir unseren Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern einen vollständig automatischen Publikationsprozess und -nachweis ermöglichen. Zudem planen wir, mit Hilfe der ORCID iD die Publikationslisten unserer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler regelmäßig aus unterschiedlichen, externen Quellen zu ergänzen.
Einer der wichtigsten Schritte bei der Implementierung war zunächst einmal die Erarbeitung eines auf unsere Bedürfnisse zugeschnittenen Workflows. Da hier verschiedene Varianten denkbar sind, war dies eine der schwierigeren Aufgaben. Der größte Aufwand war die technische Umsetzung in unserem PUB-System, da es hier noch keine Standardkomponente gab.
An der Universität Bielefeld sind mit der Integration zwei unterschiedliche Szenarien implementiert. Zum Einen kann man sich über PUB für eine ORCID iD registrieren. Diese wird dann zeitgleich im PUB-Autorenprofil gespeichert und alle verknüpften Nachweise werden mit dieser ORCID iD angereichert. Zweitens kann man sich für eine Synchronisierung der Daten zwischen PUB und ORCID entscheiden. In diesem Fall werden alle verknüpften Publikationen nach ORCID übertragen. Dies beinhaltet auch Aktualisierungen und Löschungen.
Unsere Phase der Implementierung fiel in einen ungünstigen Zeitraum. Als die Implementierung fast abgeschlossen war, wurde die Version 2 der ORCID-API zum Standard. Die Migration des Codes auf die neue Version wurde dadurch erschwert, dass die Dokumentation zu diesem Zeitpunkt noch nicht vollständig war, insbesondere was die Fehlercodes anging
Das Feedback unserer Forscherinnen und Forscher ist durchweg positiv. Viele hatten bereits vor der Integration in unserem System eine ORCID iD. Die Mehrwerte der vereinfachten Publikationspflege werden positiv wahrgenommen. Wir haben allerdings noch Schwierigkeiten, gewisse Fachbereiche mit diesem Service zu erreichen.
Einer der Pläne für die Zukunft ist die allgemeine Verbreitung von ORCID an der Universität Bielefeld. Bisher gibt es 240 ORCID iDs im PUB-System (Stand: Dez. 2017). Es werden stetig mehr ORCID iDs hinzukommen. Trotzdem möchten wir mit diesem Angebot aktiv an die Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler herantreten.

Ein weiterer Plan ist der automatische Import von Publikationsdaten über ORCID. Hierbei soll der geplante Notification Service von ORCID zum Einsatz kommen. Wir würden damit den Pflegeaufwand für Wissenschaftler und Bibliothekare auf ein Minimum reduzieren.

Überlegen Sie sich zu Anfang ganz genau welche Workflows Sie in Ihrem System abbilden wollen. Danach setzen Sie sich frühzeitig mit dem ORCID-Support in Verbindung. Schließlich ist eine Kommunikationsstrategie zu entwickeln, welche die Zielgruppe erreicht und die Vorteile dieses Services beleuchtet.

Die Angaben basieren auf einem Interview mit Petra Kohorst https://orcid.org/0000-0002-3619-1588 und
Vitali Peil https://orcid.org/0000-0002-6477-8992

Best Practice – Außeruniversitäre Forschungseinrichtungen


Forschungszentrum Jülich

Mit mehr als 2000 WissenschaftlerInnen und über 60 verschiedenen wissenschaftlichen Instituten sind bei bibliometrischen Analysen für die gesamte Einrichtung viele Hürden zu überwinden. Unter anderem gilt es die Vielfalt der Affiliationen zu berücksichtigen, um zu identifizieren, welche AutorInnen überhaupt zum Forschungszentrum gehören. Bei einem flächendeckenden Einsatz von ORCID iDs würde dieser Arbeitsschritt erleichtert, da man wüsste, welche AutorInnen mit welchen ORCID iDs derzeit zum Forschungszentrum Jülich gehören. Ziel war es also, die AutorInnen sowohl zum Anlegen einer ORCID iD zu bewegen, als auch diese ORCID iDs zu kennen.
Die Hürde für die WissenschaftlerInnen sollte möglichst gering gehalten werden, daher war es zunächst wichtig einen klaren Workflow zu definieren. Bei der Integration in unsere Publikationsdatenbank JuSER wurden dann schrittweise einzelne Module implementiert: Anlegen einer ORCID iD mittels eines personalisierten Links, automatische Eintragung der ORCID iD in die Publikationsdatenbank, Hochladen der Publikationen durch die WissenschaftlerInnen zu ORCID. Zudem sollten alle WissenschaftlerInnen über die neue Möglichkeit informiert werden. Um diesen Prozess zu verstetigen und auch neue WissenschaftlerInnen auf den Service aufmerksam zu machen, werden regelmäßig automatische E-Mails an jene WissenschaftlerInnen verschickt, die zwar Publikationen, aber noch keine ORCID iD in die Publikationsdatenbank eingetragen haben.
Das Forschungszentrum Jülich möchte mit dieser zuverlässigen Autoren-Zuordnung zum einen die Sichtbarkeit der Jülicher Forschung erhöhen. Dieser Identifier unterstützt also die Selbstdarstellung sowohl der einzelnen Jülicher WissenschaftlerInnen, als auch der ganzen Einrichtung. Zum anderen erleichtert die Kenntnis der ORCID iDs aller Jülicher WissenschaftlerInnen bibliometrische Analysen. Zudem geben die ORCID-Profile vielfältige Möglichkeiten, sich in den für das Forschungszentrum Jülich interessanten Fachgebieten in der Wissenschaftswelt zu orientieren, um z.B. nationale oder internationale Kooperationen vorzubereiten oder wissenschaftliche Allianzen zu entwickeln.
Eine formale Herausforderung war die interne Abstimmung mit den unterschiedlichen Gremien wie beispielsweise dem Betriebsrat. Wir konnten diese Hürden jedoch gut meistern. Das von ORCID DE in Auftrag gegebene datenschutzrechtliche Gutachten unterstützt die Entscheidung für ORCID als Autorenidentifikator. Technische Herausforderungen, wie das Arbeiten mit der ORCID-Schnittstelle, konnten dank der ORCID-Sandbox gut genommen werden.
Das Feedback der WissenschaftlerInnen ist sehr positiv. Viele begrüßen ORCID und die damit einhergehende Eindeutigkeit in der Zuordnung von Publikationen und Personen. Die Möglichkeit, seinen ORCID-Record auf Wunsch aus der Publikationsdatenbank heraus zu aktualisieren, wird gerne genutzt.
Ziel ist es, eine möglichst hohe ORCID-Abdeckung zu erreichen. Derzeit, also etwa 1,5 Jahre nach der Integration, haben knapp 60% aller publizierenden MitarbeiterInnen des Forschungszentrums Jülich ihre ORCID iD in der Publikationsdatenbank hinterlegt. Neben den kontinuierlichen Erinnerungs-E-Mails gibt es viele unterschiedliche Angebote, um das Bewusstsein für ORCID zu stärken: Neben ausführlichen Informationen im Intranet wird ORCID bereits in der Einführungsveranstaltung für neue MitarbeiterInnen vorgestellt. Der Anteil der WissenschaftlerInnen mit ORCID iDs soll auch in Zukunft weiter steigen.
Besonders wichtig erscheint im Nachhinein die klare Definition des gewünschten Workflows und dessen Modularisierung. Wie soll unser Workflow aussehen? Welche Schritte hat dieser Workflow? Welche Funktionalitäten sind die Pflicht und welche die Kür?

Die Angaben basieren auf einem Interview mit Dr. Claudia Frick http://orcid.org/0000-0002-5291-4301