Best Practice – Universitäten



Universität Regensburg

Die Universität Regensburg hat sich bereits im Oktober 2016 dazu entschlossen, am deutschlandweiten ORCID-Konsortium teilzunehmen. Grund hierfür war u.a. die Unterstützung einer non-for-profit Organisation, um eine offene und dauerhafte Autorenidentifikation, unabhängig von kommerziellen Diensteistern, anbieten zu können. Dadurch haben wir auch den Zugang zu der Membership-API erhalten. Diese erweiterte Möglichkeit sollte dann auch dazu genutzt werden, der Universitätsleitung den Mehrwert der Mitgliedschaft aufzuzeigen. Interessant war bei uns v. a., dass bereits mehrere Forschende eine ORCID hatten und dort Publikationen parallel zu unserem Repositorium einpflegten. Dieser Doppelaufwand war für die Forschenden nicht befriedigend und sollte idealerweise mit einem Datenaustausch behoben werden können.
Zusätzlich suchten wir schon seit Längerem nach einer Möglichkeit, eindeutige Publikationslisten für Forschende zu erstellen. Intern war dies durch eine Rechenzentrums-ID möglich, doch dies konnte nicht für externe Zwecke genutzt werden, da diese ID gerade nicht offen ist und zudem datenschutzrechtlichen Einschränkungen unterliegt. Gerade bei den öffentlichen Publikationslisten von Personen gab es immer wieder Rückfragen, da in diesen Listen Veröffentlichungen erscheinen, welche von einem anderen Autor mit dem gleichen Namen verfasst waren.
Zusätzlich wurde die Nachfrage von Forschenden nach ORCID immer größer, da diese ihre ORCID bei Zeitschriften etc. angeben mussten und sich somit für dieses Thema verstärkt interessierten.
Die ersten Schritte waren eine Evaluation der möglichen Einsatzgebiete von ORCID und die Entscheidung, welche wir davon anbieten möchten. In der ersten Phase der Umsetzung wurde die Möglichkeit der Verbindung von Autoren zu ORCID realisiert, so dass die Autoren auch unabhängig von der Zugehörigkeit zur Universität Regensburg, eindeutig identifiziert werden können. Weiter sollte ein Datenaustausch zwischen ORCID und dem Publikationsserver, also dem institutionellem Repositorium der Universität Regensburg, stattfinden. Dazu wurde die bestehende Repositorien Software EPrints gesichtet und evaluiert. Wir entschieden uns schließlich für eine technische Umsetzungsvariante der Universität Bern. Diese wurde an unser Testsystem angepasst und ausgiebig erprobt, und schließlich ORCID vorgestellt. Nach Erhalte des Zugangs zur Membership-API erfolgte der Transfer in unser Repositorium.
Zunächst kann jeder Autor einzelne Einträge im Publikationsserver mit seiner ORCID verknüpfen. Ebenso kann er sein Benutzerprofil mit seiner ORCID erweitern. Während der Verknüpfung sollte der Autor die Universität Regensburg möglichst als trusted Organisation akzeptieren, damit wir erweiterte Information lesen können und v.a. auch Publikationsdaten in sein Profil schreiben dürfen.
Biographische Daten bei ORCID werden derzeit bei uns nur angezeigt, aber noch nicht im Repositorium gespeichert. Publikationen können sowohl von ORCID ins Repositorium als auch vom Publikationsserver nach ORCID ausgetauscht werden. Bei dem Import von Einträgen aus ORCID ins Repositorium wird zusätzlich noch ein Dublettencheck durchgeführt, so dass hier nicht zwei Veröffentlichungen mit gleicher DOI entstehen können. Alle eingespielten Daten sowohl bei ORCID als auch im Publikationsserver sind vorerst im privaten Nutzerbereich, so dass der Forschende diese noch vor der Veröffentlichung überprüfen kann.
Ist das Nutzerprofils mit einer ORCID versehen, so werden auch alle Veröffentlichungen des Forschenden automatisiert mit dieser ORCID versehen und es bedarf keinerlei weiterer Aktionen seitens des Forschenden.
Die Implementierung von OPRCID selbst stellte keine große Herausforderung dar, da nur Standardtechnologien die problemlos umgesetzt werden können, zum Einsatz kommen. Einzig bei der Zeitplanung der Implementierung ist zu berücksichtigen, dass die Freischaltung für die Membership-API nicht sofort erfolgt, sondern erst nach einer Prüfung. Hier kam es zu einer kleinen zeitlichen Verzögerung aber auch hier war das Team von ORCID sehr zuvorkommend und hilfsbereit.
Das Feedback war durchwegs positiv und der Einsatz von ORCID ist auf große Nachfrage gestoßen. Sowohl Forschende mit als auch ohne ORCID interessierten sich für die Umsetzung. Es wurden bereits mehrere Neuregistrierungen durchgeführt. Gerade die Unterstützung der Universitätsleitung hat sich hier als sehr hilfreich erwiesen, da sich dadurch die Forschenden direkt angesprochen fühlen. Insgesamt hat sich das Vertrauen der Wissenschaftler in ORCID durch die Mitgliedschaft im Konsortium und die Realisierung im Publikationsserver stark gefestigt.
ORCID soll zukünftig in das gesamte ID-Management der Universität inkludiert werden. Damit soll ein automatischer Abgleich der Daten, z.B. der Publikationen, durchgeführt werden und der Aufwand für Forschende verringert werden. Ziel ist es hier, dass ein Forschender seine Daten lediglich einmal in ein System eingeben muss und die Daten dann in all den anderen Systemen ebenfalls vorhanden sind.
Zusätzlich wird ORCID als Grundbaustein für ein Forschungsinformationssystem gesehen. Die Informationen hierzu sollen dann auch aus verschiedenen Systemen anhand dieser ID zusammengefügt werden.
Der wichtigste Rat ist, sich frühzeitig mit ORCID in Verbindung zu setzten. Die Implementation erfolgt über die Entwicklungsumgebung (sandbox) bei ORCID und wird von ORCID überprüft. Um unnötige Entwicklungs- und Programmierarbeit zu ersparen bietet sich eine frühzeitige Kontaktaufnahme an.
Zudem sind viele Implementationen von ORCID für verschiedene Systeme vorhanden. Einer Eigenentwicklung sind hier sicher vorhandene Lösungen vorzuziehen, da diese zum einen die Prüfung bei ORCID bereits erfolgreich abgelegt haben und auch der Aufwand bei Änderungen der Membership-API effektiver umgesetzt werden können.

Die Angaben basieren auf einem Interview mit Gernot Deinzer http://orcid.org/0000-0002-7462-3847

Best Practice – Außeruniversitäre Forschungseinrichtungen



Forschungszentrum Jülich

Mit mehr als 2000 WissenschaftlerInnen und über 60 verschiedenen wissenschaftlichen Instituten sind bei bibliometrischen Analysen für die gesamte Einrichtung viele Hürden zu überwinden. Unter anderem gilt es die Vielfalt der Affiliationen zu berücksichtigen, um zu identifizieren, welche AutorInnen überhaupt zum Forschungszentrum gehören. Bei einem flächendeckenden Einsatz von ORCID iDs würde dieser Arbeitsschritt erleichtert, da man wüsste, welche AutorInnen mit welchen ORCID iDs derzeit zum Forschungszentrum Jülich gehören. Ziel war es also, die AutorInnen sowohl zum Anlegen einer ORCID iD zu bewegen, als auch diese ORCID iDs zu kennen.
Die Hürde für die WissenschaftlerInnen sollte möglichst gering gehalten werden, daher war es zunächst wichtig einen klaren Workflow zu definieren. Bei der Integration in unsere Publikationsdatenbank JuSER wurden dann schrittweise einzelne Module implementiert: Anlegen einer ORCID iD mittels eines personalisierten Links, automatische Eintragung der ORCID iD in die Publikationsdatenbank, Hochladen der Publikationen durch die WissenschaftlerInnen zu ORCID. Zudem sollten alle WissenschaftlerInnen über die neue Möglichkeit informiert werden. Um diesen Prozess zu verstetigen und auch neue WissenschaftlerInnen auf den Service aufmerksam zu machen, werden regelmäßig automatische E-Mails an jene WissenschaftlerInnen verschickt, die zwar Publikationen, aber noch keine ORCID iD in die Publikationsdatenbank eingetragen haben.
Das Forschungszentrum Jülich möchte mit dieser zuverlässigen Autoren-Zuordnung zum einen die Sichtbarkeit der Jülicher Forschung erhöhen. Dieser Identifier unterstützt also die Selbstdarstellung sowohl der einzelnen Jülicher WissenschaftlerInnen, als auch der ganzen Einrichtung. Zum anderen erleichtert die Kenntnis der ORCID iDs aller Jülicher WissenschaftlerInnen bibliometrische Analysen. Zudem geben die ORCID-Profile vielfältige Möglichkeiten, sich in den für das Forschungszentrum Jülich interessanten Fachgebieten in der Wissenschaftswelt zu orientieren, um z.B. nationale oder internationale Kooperationen vorzubereiten oder wissenschaftliche Allianzen zu entwickeln.
Eine formale Herausforderung war die interne Abstimmung mit den unterschiedlichen Gremien wie beispielsweise dem Betriebsrat. Wir konnten diese Hürden jedoch gut meistern. Das von ORCID DE in Auftrag gegebene datenschutzrechtliche Gutachten unterstützt die Entscheidung für ORCID als Autorenidentifikator. Technische Herausforderungen, wie das Arbeiten mit der ORCID-Schnittstelle, konnten dank der ORCID-Sandbox gut genommen werden.
Das Feedback der WissenschaftlerInnen ist sehr positiv. Viele begrüßen ORCID und die damit einhergehende Eindeutigkeit in der Zuordnung von Publikationen und Personen. Die Möglichkeit, sein ORCID-Profil auf Wunsch aus der Publikationsdatenbank heraus zu aktualisieren, wird gerne genutzt.
Ziel ist es, eine möglichst hohe ORCID-Abdeckung zu erreichen. Derzeit, also etwa 1,5 Jahre nach der Integration, haben knapp 60% aller publizierenden MitarbeiterInnen des Forschungszentrums Jülich ihre ORCID iD in der Publikationsdatenbank hinterlegt. Neben den kontinuierlichen Erinnerungs-E-Mails gibt es viele unterschiedliche Angebote, um das Bewusstsein für ORCID zu stärken: Neben ausführlichen Informationen im Intranet wird ORCID bereits in der Einführungsveranstaltung für neue MitarbeiterInnen vorgestellt. Der Anteil der WissenschaftlerInnen mit ORCID iDs soll auch in Zukunft weiter steigen.
Besonders wichtig erscheint im Nachhinein die klare Definition des gewünschten Workflows und dessen Modularisierung. Wie soll unser Workflow aussehen? Welche Schritte hat dieser Workflow? Welche Funktionalitäten sind die Pflicht und welche die Kür?

Die Angaben basieren auf einem Interview mit Dr. Claudia Frick http://orcid.org/0000-0002-5291-4301